加强和完善计算机会计系统

管理控制是指企业建立一套完整的内部控制体系，加强和完善计算机会计系统涉及的各部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织设置、责任划分、计算机管理、档案管理、设备管理等。

(一)组织机构设置

企业实现会计电算化后，应适当调整原组织，以满足计算机会计系统的要求。根据会计数据的不同形式，企业可分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组；也可分为计算机会计主管、软件操作、审计会计、计算维护、计算审查、数据分析等岗位。组织机构的设置必须适合企业的实际规模和整体经营目标，组织机构的设置应按照简化合理的原则进行成本效益分析。

(2)职责划分

内部控制的关键在于不相容职位的分离。与手工会计系统一样，计算机会计系统也不能由一个人或一个部门处理每一项可能导致欺诈或欺诈的经济业务，必须由几个人或几个部门分别承担。在计算机会计系统中，不相容的职位主要包括系统开发、开发和系统操作的职位；数据维护管理和计算审计职位；数据输入和审计会计职位；系统操作和系统档案管理职位。为防止欺诈或欺诈，企业应建立一套符合职责分工原则的内部控制制度，同时建立岗位轮换制度。

(3)上机管理

企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能专用，企业应建立一套完整的计算机使用管理系统，以确保每个员工和每个计算机只做他们应该做的事情。一般来说，企业对计算机会计系统的计算机管理措施应包括轮流值班制度、计算机记录制度、完善的操作手册、计算机时间安排等。此外，会计软件还应有一个完整的操作日志文件。

(4)档案管理

计算机会计系统相关信息应及时归档，企业应建立完善的档案制度，加强档案管理。合理完善的档案管理制度一般具有合格的档案管理人员、完善的数据借用和归还程序、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。此外，所有档案都应定期备份，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应在档案被破坏时制定应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份功能，一旦系统崩溃，应及时恢复到最近状态。

(5)设备管理

对于计算机会计系统中使用的各种硬件设备，应建立一套完整的管理系统，以确保设备的完整性和设备的正常运行。硬件设备的管理包括温度、湿度、防火、防雷、防静电等控制，以及文化环境的控制，如防止无关人员进入计算机工作区，防止设备被盗，防止设备用于其他方面。