电算化会计信息系统内部控制手段

电算化会计信息系统内部控制手段

 

（一）建立健全相关管理制度

 

这是通过组织形式加强内部控制的重要措施。内容包括建立机房管理、操作管理、系统文档管理和数据管理系统，确保计算机有正常的运行环境，保护计算机硬件、软件、文档和数据不受侵犯和损失。这些系统的建立应作为系统设计的重要组成部分，并在系统设计过程中完成。系统投入运行后，应严格按照系统规定执行。

要建立会计信息系统，必须选择一批政治素质好、业务能力强、具有会计和计算机应用技术复合知识的人才，组成承担系统运行的组织机构。包括程序设计、维护和管理人员、会计数据的收集、整理、审计和保管人员，以及操作人员。要按照内部约束的原则合理分工，在日常工作中相互制约和监督，防止无意错误和有意欺诈。为防止重复、遗漏和误操作，应建立时序控制。要求计算机操作人员严格按照会计数据处理的规定和处理流程进行操作，完成下一步该做什么，有提示。对违反规定的操作流程进行控制，确保会计数据处理能够有序、正确地进行。

 

    (2)计算机运行控制

 

为保证会计数据的可靠性，防止无意错误和故意欺诈，必须加强防错纠错措施。特别是输入环节，要严格控制。输入前，应对原始凭证进行合理合法的审查，防止非法数据输入。输入过程，特别是使用键盘键入，错误率相对较高，可采用双输入或输入重复方法，防止误操作。输入后，通过程序化步骤进行验证。例如，相关数据可以进行平衡验证、总额和详细验证、编码验证位验证、数据完整性验证、逻辑验证等。在输出会计账表之前，应使用会计报表数据之间的勾稽关系进行验证。不仅要验证数字数据，还要验证文字数据，尤其是对应贷款和应贷会计科目的输入，防止串户。一般来说，摘要可以根据自然语言理解原理进行分解，自动生成会计分录，并与输入的应贷账户和应贷账户进行核对。如有错误，应及时纠正。采用机制记账凭证时，可根据输出记账凭证手工核对，防止串户。

 

文件是存储会计数据的主要形式。为了确保数据安全，防止非法篡改，一些重要的数据文件可以定义为特殊文件，只阅读文件。或者使用特殊技术，定义为无形文件，未经授权难以使用，以确保会计数据的安全。

 

建立健全各项管理制度，确保计算机有良好的运行环境，避免非常事件造成系统损坏。加强电源保护，防止系统因电源异常而损坏。最重要的是建立一个备份系统。数据文件应采用强制软盘备份，并以适当的形式妥善保管。一旦系统损坏，恢复机制就可以完全恢复到原来的状态。硬件也应进行备份。一旦计算机出现故障或损坏，应及时更换备用计算机，不影响会计工作的正常发展。它可以消除所有病毒的传播和感染。

 

    (3)其他控制

 

在手动操作下，会计人员通过数据比较、识别和干预来实现管理和控制功能。自会计工作电算化以来，会计过程摆脱了会计的直接干预，计算机在程序指挥下自动完成。这需要在系统中设计控制功能，并通过程序步骤来实现。在具体实施中，根据生产过程自动控制原理，计划、预算、定额等相关数据作为标准项进入计算机，实际收支业务数据，通过收集输入计算机，与标准项目相比，如偏离计划、预算、定额，及时输出调整信息，采取措施纠正，确保计划、预算、定额的实施。

 

确保社会主义国家财产安全、完整、不损失是会计的重要任务之一。在人工操作下，主要依靠建立健全收发保管制度，做好定期财产清查，确保国家财产完整、不损失。会计电算化实现后，这一点没有改变，仍依靠上述组织完成保护国家财产的任务。然而，计算机可以及时、准确地提供可靠的会计数据，作为收发保管和财产清查的依据，对保护国家财产也具有重要意义。此外，还应在系统的一些关键环节设置财产完整性控制功能，以保护国家财产的安全。

 

在会计信息系统中，应建立和完善内部控制，尽量防止和减少计算机犯罪的发生。同时，还应注意保留审计线索，一旦发生犯罪事件，就可以方便地审查和查明犯罪事实和负责人。例如，必须保留一些涉及数据处理过程的工作文件，不得删除和覆盖。例如，每个子系统自动转入会计处理子系统的会计凭证应打印输出，并与输出子系统的原始凭证装订，以保留会计凭证之间的联系线索。另一个例子是，修改账簿文件中的数据，必须按照传统做法填写纠正或补充注册会计凭证，并注明修改的对象、原因和内容，以便事后核实。

 

详细记录每个计算机人员的姓名、计算机时间、操作内容等，以便在必要时进行检查。一般的商业会计软件都有这个功能。操作记录通常不被一般工作人员理解，只有财务主管才能查询和访问。

 

以上列出了会计信息系统的内部控制手段。随着计算机技术的发展，计算机犯罪和破坏计算机的技术也在不断改进。不断完善和完善内部控制技术，确保会计信息系统的安全，不受侵犯。