会计电算化实施应加强质量控制

会计电算化是将繁琐、单调、机械的会计工作交给计算机，提高会计的准确性、规范性和工作效率，降低会计人员的劳动强度，使会计人员摆脱繁重的手工劳动和繁琐的会计事务，更好地参与单位的业务决策，加强财务管理，使财务管理工作电算化，总结、统计、分析会计数据，提供管理和决策所必需的数据。会计电算化是会计工作从会计向管理转变的必然趋势，是现代会计工作的发展方向。

 

一、会计电算化实施应加强质量控制

 

会计信息是各单位、各部门生产经营决策的基础。不准确或错误的会计信息会导致决策偏差或错误，质量控制是会计法规的要求。会计电算化实施后，会计数据由电子计算机按规定程序生成。为保证计算机生成的会计数据的真实性、完整性和安全性，加强会计电算化工作的规范，《会计法》规定了两个方面：一是会计软件必须符合国家统一会计制度的规定；二是电子计算机生成的会计数据必须符合国家统一会计制度的要求。虽然质量可靠的会计软件可以为生成真实、完整的会计数据提供前提，但由于技术、设备、管理和操作人员水平，生成的会计数据可能不符合要求，特别是在我国会计质量不均衡，电子计算机知识不多，容易因人为因素导致会计数据扭曲。此外，《会计基础工作规范》、《会计电算化管理办法》等相关法律法规也作了相应的规定，更体现了会计电算化综合质量控制的重要性。

 

二、会计电算化质量控制要素

 

影响会计电算化工作质量的因素很多。笔者认为，要保证会计电算化工作质量，应从初始化设置、工作分工控制、输入控制检查、审计监督、安全控制五个方面制定相应的对策措施。

 

(1)初始化和维护控制控制

 

初始化工作主要是指确保系统正常运行的准备工作。如系统初始时间、详细科目、密码、余额初始化、各种参数和文件设置等。初始化工作是后续工作的基础，因此会计软件必须注意初始化工作的控制。维护工作主要是指系统数据的备份和恢复，是确保系统安全正确运行的重要措施。

 

（2）工作分工控制

 

1.岗位划分

 

会计电算化已经从单机操作发展到网络操作，由多人根据不同的分工共同操作。会计电算化工作根据内部控制系统的要求和会计电算化工作的特点，分为系统管理维护、操作输入、出纳、审计、档案保管等。所有的工作都是相互联系和限制的。

 

2.岗位权限和责任

 

每个职位都被授予与工作内容相对应的权限和责任。系统管理和维护人员具有较高的权限，负责日常软硬件的管理和维护，并授权其他人员。各操作人员应严格在授权范围内工作，出纳不得兼任输入、记账、审计、档案保管等工作。审计人员应审查其他操作人员输入的会计数据的准确性、合法性和合理性，但无权修改数据。为保证会计信息的准确性和合理性，操作人员输入数据后应仔细检查，经审计人员签字后方可输出记账。审计人员发现错误时，应及时通知操作人员进行纠正。未经审计的会计数据不得输出和记账。

 

3.岗位胜任

 

为了保证工作质量，应考虑将工作分配给接受过培训并有能力完成工作的人员，否则会对工作质量产生很大的负面影响。

 

(3)输入控制与检查

 

输入控制是应用控制和质量控制的重点。输入控制是在保证原始数据真实准确的前提下，采取措施，确保会计数据在编码、填写会计凭证和输入过程中及时发现和纠正可能出现的错误。在电算化会计中，由于工具、载体、会计处理、会计组织等的根本变化，会计控制也由人工控制转变为人和计算机共同控制，使会计控制更加复杂和严格。但操作简单，控制功能更有效。除计算机本身的一般控制外，电算化会计信息控制主要是指会计信息的输入、处理和输出控制。输入控制是指对数据采集和系统输入的控制。由于必须参与当前数据的采集和输入，数据输入的正确性直接影响处理和输出的结果，因此电算化会计的输入控制尤为重要。为此，应制定标准化凭证格式，建立科目参考文件，设置科目代码验证位置，可进行二次输入；每个参与电算化会计的人员应通过设置操作员密码和计算机日志进行合理的授权控制，防止错误和欺诈；还必须增加专人输入检查控制环节，未经检查不能进入下一次会计处理。会计信息处理和输出控制基本上是通过计算机程序自动进行的，主要取决于应用程序的正确性和环境控制能力。系统设计应具有识别信息错误的能力。同时，要防止无关人员进入计算机程序操作。输入控制要不断加强操作人员的责任感，提高技术水平，因为计算机是由人操作的。目前的财务软件可以判断凭证输入的贷款是否平衡，但不能检查使用的会计科目是否正确。比如某项业务要借记管理费、借记坏账准备、操作人员误输入借记管理费、贷记管理费、财务会计电算化软件无法识别您的输入错误。因此，为了保证数据输入和会计科目应用的正确性，应采取以下控制方法:1)建立科目对照检查;2)借贷平衡检查;3)逻辑检查;4)人工复核检查。

 

(4)审计与监督

 

要很好地控制会计电算化的质量，审计工作尤为重要。由于审计工作点广泛，所有输入输出的会计资料，包括凭证、账簿、报表、工资数据、固定资产资料等，都需要审核，可以在事前、事中、事后进行。为了减少人为错误，还可以建立二级审计制度，审计人员可以完成日常审计，会计主管可以重新审计。

 

(5)安全控制

 

为使会计信息系统安全有序运行，应做好以下安全控制：未经授权不得上机；每台计算机应设置启动密码和登录密码；操作人员应设置操作密码，对他人保密，并经常更换；离职时应退出系统；禁止使用外部磁盘和安装无关软件；不允许使用处理数据的计算机上网。网络是一个开放的环境，很难避免非法入侵。理论上，除非它们在物理上断开连接，否则这种环境中所有的信息都可以访问。因此，网络下的会计信息系统很可能受到非法访问甚至黑客或病毒的侵袭。这种攻击可能来自系统外部，也可能来自系统内部，一旦发生就会造成巨大的损失。定期使用正版软件进行毒品检查和杀毒；每天关机前，在两台计算机上备份数据。有条件的单位可以购买光盘记录机进行光盘备份，以便系统损坏时恢复；加强对计算机、UPS等硬件的定期检查，及时修复问题，为会计信息系统创造安全的运行环境。