使用Excel软件检索会计凭证

表处理软件是国外计算机辅助审计中最常用的工具之一，相关内容在贵刊上得到了广泛的讨论。本文结合金蝶会计软件，利用数据接口将会计软件中的会计数据引入Excel系统，然后利用Excel软件尝试辅助检索会计凭证和核对会计数据是否一致。

 

使用Excel软件检索会计凭证

 

众所周知，现代审计过程包括符合性测试和实质性测试。无论是在符合性测试阶段还是在实质性测试阶段，都需要对会计凭证进行抽样检查，尤其是在实质性测试阶段。凭证抽样的原则之一是重要性原则，即重点检查重要的经济业务。虽然我们也可以利用现有会计软件中的凭证查询功能进行辅助检索，但会计软件查询的一个主要缺点是现有会计凭证不能按金额排序，因此其重要性难以排序。但如果将会计软件中的会计凭证数据引入Excel系统，再利用Excel软件提供的排序和筛选功能，就非常方便实现这一目标。具体操作如下:

 

第一步：点击“凭证查询”后输入的查询条件为“全部”，并将查询结果引入Excel系统（假设存储在“凭证”工作簿”工作表中）。启动Excel系统，打开“会计分录序时簿”工作表，结果如图1所示。

 

第二步，点击“原币金额”列中的任何单元，然后点击从大到小的排序按钮，得到所有凭证金额的排序。当然，这不是审计人员最终想要的结果。他们需要知道的是具体会计科目（如现金-人民币现金）金额的排序。

 

第三步，点击“数据”菜单下的“筛选”按钮，选择“自动筛选”。

 

第四步，点击“科目代码”旁边的下拉箭头，选择“自定义”功能，在弹出窗口输入“会计科目等于10101”，确定后得到“现金-人民币现金”，从大到小排序结果，如图2所示。

 

如果你想分别了解现金收入和现金支出的排名，只需将排名对象从“原币金额”改为“借方金额”或“贷方金额”。

 

如果我们想进一步排序非最终会计科目的数量，我们可以使用会计软件查询功能，先生制作会计账簿（如10201详细账簿），然后引入Excel系统，选择“贷款人本位货币金额”或“借款人本位货币金额”，点击“数据”下的“排序”，从大到小排序；由于排序结果包含本月总数、累计数等重复数据，必须筛选排序结果；点击“数据”菜单中的“筛选”按钮，选择“自动筛选”，然后点击“凭证字”旁边的下拉箭头，选择“自定义”，将“凭证字”定义为非空白结果，如下图所示。