电算化会计档案管理中应注意的问题

电算化会计档案管理中应注意的问题

 

鉴于电算化会计档案与传统会计档案不同，在电算化会计档案管理中，除了传统会计档案管理中应注意的问题外，还应特别注意以下问题：

 

1.应特别注意电算化会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是维护会计信息系统的基本信息，可以帮助理解他人的设计理念和源程序代码，软件系统由于主客观原因不可避免地会出现一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统维护将非常困难，甚至不可能。

 

2.电算化会计档案受质量、温度、湿度、磁场等因素影响较大，易损坏。管理中应注意以下问题：

 

①在选择保存会计档案的储存介质时，应特别注意选择质量好、可靠性高的介质。储存介质的质量与会计档案的使用有关，纸张的质量只会影响使用效果；

 

②储存在储存介质上的会计档案应写好保护字样，并存放在防潮、防热、防尘、防磁的地方:

 

③存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次，最好在不同地点复制两份；

 

④长期使用的储存介质应定期更换；

 

⑤硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。

 

3.针对电算化会计档案易修改且无痕迹的特点，管理时应注意以下问题：

 

（1）硬盘上的会计档案应采取相应的安全保密措施，防止会计档案的修改。常用的安全保密措施有：

 

①用户识别控制，防止非法用户接触会计档案。

 

②操作日志管理，由系统自动进行操作登记，建立机内加密操作日志，监督系统操作，留下审计线索。

 

③数据访问权限限制，对不同安全程度的数据，应给予不同的用户不同的操作权限，以防止越权使用。

 

（2）存放在软盘或光盘上的会计档案应至少存放在会计和计算机操作部门的档案柜中，防止存储介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据。

 

4.根据电算化会计档案与软件版本密切相关的特点，管理电算化会计档案时，应注意保存各版本软件系统的软件档案和相应的磁性介质或光盘会计档案。在具体操作中，可以在存储介质的标签上注明软件的版本号，并在存储会计档案的介质上注明哪个版本的会计软件对应。

 

5.针对电算化会计档案必须借助特定环境才能再现的特点，必须注意组织力量编制一套电算化会计档案管理软件，管理往年数据；同时，利用电算化会计档案处理方便、快捷、直观、管理和决策支持良好的特点，利用各时期保存的数据进行财务分析（趋势分析、比较分析）和预测，服务于企业的经营管理。

 

为了更好地管理电算化会计档案，发挥更大的作用，除了注意上述问题外，还必须形成一套电算化会计档案管理制度，包括归档程序、分类管理方法、使用审批程序、保存期和销毁程序，形成电算化会计档案管理的制度化。