加强电子会计档案管理的对策

加强电子会计档案管理的对策

 

（1）加强领导重视，提高企业电子会计档案意识

 

企业加快电子会计档案建设的关键是引起领导的重视，会计作为企业管理的重要组成部分，也应引起领导的重视。同时，企业领导也要与时俱进，认识到信息条件下电子会计档案的重要价值，加快提高会计信息化建设水平，提高电子会计档案管理水平，增加相关技术研发，提供研发资金，加快信息化建设进程。企业还应积极宣传电子会计档案优势，设立相关管理岗位，配备专业管理人员，积极共享财务数据，加强各部门合作，在企业内形成良好的会计档案管理氛围，提高工作效率，使会计信息更好地服务于企业的经营管理活动。

 

（2）完善和完善电子会计档案管理内部控制管理制度

 

建立和完善电子会计档案的内部控制制度，对保证电子会计档案的安全性和完整性非常重要。根据《会计档案管理办法》的管理要求，单位相关账簿、会计报表、会计凭证、现金日记账、银行存款日记账均为会计档案，需要打印归档。如果一些电子会计信息没有纸质档案，则需要副本备份。各单位应根据自身情况建立电子会计档案制度，选择高质量的存储介质进行备份，便于查找分类编号，选择合适的环境进行保管措施。同时，编制检索工具和目录，方便后期检索，确保档案调整不会出错。做好电子会计档案的安全管理，可采用验证码、指纹等安全认证技术。设立专门的电子会计档案岗位，由专人操作，避免越权。完善借阅制度，完善借阅程序，防止档案丢失或损坏，做好备份安排，定期检查和维护备份档案。建立健全电子档案接收系统，确保电子数据在接收前的真实性、完整性和准确性，并满足相关系统的要求。此外，电子会计档案的销毁应由专人签字监督，并在销毁清单上签字，并及时向单位负责人报告。

 

（3）构建电子会计档案多维风险防控体系

 

虽然电子会计档案给日常工作带来了很多便利，但也存在着很多风险，企业应该构建风险防控体系。可从计算机软硬件系统、电子数据管理、个人行为规范等方面构建风险防控体系，消除安全隐患。在使用过程中，给予不同的用户不同的使用权限，禁止越权使用，确保各环节的数据安全。维护人员设置软件安全参数和各种模式，如在电子档案的形成、保存和传输中，可以设置可读模式和禁止复制模式，以避免数据和参数的修改和泄露。数据传输加密管理，完善查重系统，防止档案重复归档。同时，建立人员分离制度，确保员工不能完成数据的操作和修改，并由专人负责不同的程序。各单位还应配备高质量的计算机系统，安装杀毒软件、高级防火墙、安全预警系统等，由专业技术人员定期进行杀毒、检测和维护，防止黑客攻击。此外，定期对管理人员进行培训，提高其操作水平和专业技术水平。最后，选择硬盘、U盘、在光盘等保存环境中，选择优质的存储介质进行电子会计档案保存，不定期、定期检查以往的电子会计档案，确保电子会计档案的安全性和完整性。

 

（四）优化电子会计档案资源的开发利用

 

各单位应采取积极有效的宣传措施，宣传电子会计档案的价值，增强全体员工对会计电子档案的重视，充分发挥其价值和优势。拨付足够的资金，提高硬件设施的质量，如内存空间大的高端服务器，充分保证相关工作的发展。同时，加强人员培训，提高大数据和信息技术的应用水平，增强电子会计档案管理的内部力量。还要注意电子档案的完整性，能够有效分析数据，充分利用数据，充分发挥电子会计档案的价值。电子会计档案作为一种新兴事物，虽然已经在一定范围内得到应用，国家也有一定的政策法规来规范，但仍存在不足。企业需要加强管理，完善国家政策法规，充分利用电子会计档案的价值。

 

综上所述，传统会计档案管理改革后的电子会计档案迎合了会计电算化的发展，通过信息技术手段大大提高了会计档案的管理效率和利用效果，进一步规范了会计档案的管理模式。对于电子会计档案存在的问题，管理者应提高理解，完善制度，加强安全保障，提高员工质量和操作水平，为信息时代电子会计档案管理奠定基础，充分发挥会计信息的价值，促进企业更好、更快的发展。