使用电子会计档案的意义

使用电子会计档案的意义

 

(1)有利于降低存储成本

 

电子会计档案的使用大大降低了纸张的使用，不仅节省了企业的管理成本，而且降低了企业的存储成本。会计档案管理办法规定，税务申报表、银行对账单保存10年，原始凭证、会计凭证保存30年，需要永久保存会计档案。企业需要非常严格的存储条件来保存这么长时间跨度的会计档案，不仅需要足够大的存储空间，还需要防腐、防潮、防盗、防火。会计档案电子依靠信息技术，将档案信息存储在专业设备中，节省空间、纸张、成本和效率。

 

（2）有利于数据共享，提高利用率

 

在纸质会计档案保管模式下，财务部门要想与外界共享财务信息，需要经过繁琐的交通管理程序，手动查找档案，处理档案，事后归还档案。所有这些都取决于手动操作，需要很长时间，降低了使用效率，使得会计档案的使用价值极其有限，难以真正发挥档案的经济价值。电子会计档案不受地域性和及时性的限制。借助互联网，利用信息技术直接从计算机上读取所需信息，实现不同部门、不同部门会计信息的共享，提高会计信息的经济价值，更好地为企业生产经营服务。

 

（3）有利于提高企业财务管理能力，促进会计改革

 

在传统的会计档案管理模式下，财务人员和档案保管人员需要花费大量的时间和精力来收集、整理、总结和归档档案。但由于后期咨询和借阅过程复杂，利用率低，成本与收入不成正比。通过会计档案电子管理，电子文件可自动归档，节省人力，解放财务人员，利用云计算、大数据平台实施信息共享，提高数据处理能力，利用财务数据分析财务指标，财务人员更多从事财务预算、财务决算、绩效评价、财务报表分析，提高财务管理能力，促进企业从财务会计向管理会计的转变。

 

（4）有利于提高工作效率，减少人工失误

 

通过电子会计档案的管理，可以提高管理的准确性和安全性。对于大型公司来说，如果档案在管理中出现问题，可能会给公司的利益造成很大的损失。在大规模经济管理中，人工操作失误率较高，纸质档案保管安全性较差，容易出现档案丢失或遗漏的问题，对公司重要文件的保管极为不利。电子会计档案通过云数据进行电子管理，加快数据传输速度，节省时间。电子管理可以及时保存数据，实时提取数据，通过加密功能保证信息安全，有利于信息共享。电子会计档案以其独特的优势最大限度地减少了人工失误，提高了会计管理的效率。

 

（5）有利于减少资源消耗，绿色环保

 

在传统的会计档案保管过程中，每次分析、整理、计算都需要使用大量的纸张，造成大量的资源消耗和环境污染。电子会计档案可以直接传输电子信息，不需要浪费纸张，可以给公司带来清晰快速的总结结果。如果需要更改数据，可以通过电子信息直接更改，实现绿色办公，无需浪费纸张。