电算化下内控现状分析

电算化下内控现状分析

 

    1.操作员权限设置不当，造成内部控制失控隐患。会计部门实现会计电算化后的工作分为基本会计岗位和电算化会计岗位，一般分为电算主管、软件操作、审计记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案保管员和软件开发(自主开发软件)。由于企业规模和业务量的不同，基本会计岗位和电算化会计岗位可以在保证会计数据安全的前提下交叉设置，很多电算化岗位可以由一个人担任。

 

系统中还有一个系统管理员，他不参与特定的会计电算化工作，但在系统维护中起着非常重要的作用。系统管理员的工作内容决定了其职位的特殊性和重要性。系统管理员负责整个会计电算化信息系统的正常运行，如系统软件、硬件维护、系统数据保存、网络服务器、数据库密码等。在一定程度上，基层单位会计电算化实施的效果取决于系统管理员的工作水平。

 

在会计电算化工作中，系统管理员一般由合格的部门负责人或会计主管担任，也可指定专人担任。然而，人们经常把系统管理员与数据管理员和网络管理员混为一谈，导致工作中职责和权限不明确。最突出的问题是系统管理员的权力太大。相当多的单位在赋予系统管理员权限时，可以调用系统的所有功能，有时甚至完全超过会计主管的权限。

 

究其原因，主要有两个原因：一是部分会计软件允许系统管理员全部工作，支持系统管理员享有所谓的“超级用户”权力。二是部分单位对系统管理员的岗位职责认识不清，混淆了会计主管与系统管理员的岗位界限，往往混淆了两者。

 

    2.证书的无痕修改对内部控制的影响。在实际工作中，许多会计软件为输入和保存的证书提供了“取消审计”、“反记账”、“反结账”功能。这些设置给会计人员的会计处理带来了诸多便利。

 

所谓电算化会计中的“反记账”，其实就是从每个账簿中扣除一批已经登录到账簿上的发生金额，使每个账簿在账簿登记前复制到账簿的发生金额和余额状态。毫无疑问，没有人会同意在手工会计下使用“反记账”。为了保证手工账簿记录不可笑，发生错误时，不得涂改、挖补、刮擦或用药水消除字迹，不得复制。同时，两种错误的纠正要严格处理:一是登记账簿时发生的错误，“错误的文字或数字要在红线上注销，但原来的字迹必须仍然可以识别”;二是会计凭证错误导致账簿记录错误的，“应当按照更正的会计凭证登记账簿”。在实际工作中，会计凭证错误导致账簿记录错误。一般采用两种方式进行相应的修改：一种是红字冲销法，另一种是补充更正法。

 

“反结账”是指当期末结账并编制企业会计报表后的“反结账”，即可继续在结账月输入凭证数据，并根据账簿重新编制报表。也就是说，“取消审计”、“反记账”和“反结账”同时使用。结账后，当月经济业务可以增减。账簿错误可以在原错误的地方修改，而行业记账和编制报表的记账凭证可以在取消审核后修改记账凭证的电子数据，不留痕迹。

 

由此可见，上述功能对会计内部控制是一个严重的挑战。

 

    3.对审计工作环境的影响。正确处理会计电算化与审计的关系。会计电算化是传统手工会计改造创新后产生的，将在企业现代化管理中发挥重要作用。会计电算化信息系统的诞生，不仅给传统会计带来了创新，也给传统审计带来了巨大的影响。

 

    4.网络环境下电算化系统内部控制的新问题。传统的财务会计理论是基于一系列假设，即会计主体假设、可持续经营假设、会计分期假设和货币计量假设。传统财务会计的四个假设适应了传统的社会经济环境，并对会计实践进行了测试，证明了其合理性。然而，当互联网进入现代人的日常生活，充满了社会经济活动的各个方面时，以前基于会计假设的社会经济环境发生了巨大的变化。在新的社会经济环境下，这四个会计假设都面临着挑战。同时，网络会计对传统财务会计实践有着广泛的影响，如权责发生制、历史成本、财务报告、会计职能、会计模式、会计手段等。