如何理解电算化会计信息资源共享

一、如何理解电算化会计信息资源共享

 

所谓会计信息资源共享，是指同一会计信息资源可以被不同的用户用于不同的目的。电算化后的会计信息资源共享是为了使同一信息资源的电子数据形式能够被所有需求方无障碍地解释和利用。对于具体的会计主体，会计信息资源的共享有两层含义：与他人分享他人信息资源和我们的信息资源。

 

以具体的信息处理系统为参考，共享的信息资源可分为原始信息、中间结果和终极信息产品三类。

 

从信息需求者的范围来看，电算化会计信息资源共享可分为以下几个层次：信息系统各功能模块之间的原始数据共享和中间结果交换；会计主体与上下级之间财务数据的报告和发布；社会财务状况的披露和经济情报的收集。

 

二、电算化会计信息共享现状分析

 

基于上述概念，另一方面，我国会计电算化的发展过程在孤立系统的普及和应用中迅速发展，基本满足了替代手工会计的需要；然而，电算化会计信息共享的发展非常欠缺。会计信息在部门、上下级单位、社会相关权益之间的交流甚至比手工会计时期更加困难。通过人工解读、转换和重新输入，必须在系统之间进行相同的数字信息。如工资会计系统不能直接使用人事劳动管理系统的数据，上级部门的报表汇总系统与本单位的报表生成系统脱节等。同一数据源的重复输入不仅浪费了人力和设备资源，而且增加了数据的错误率，降低了会计信息利用的及时性，影响比表面上深远得多。

 

三、问题分析与解决措施

 

造成上述情况的原因有很多。从计算机技术水平来看，我国计算机平均应用水平较低，网络技术发展相对滞后，通信基础设施薄弱。此外，更多人的理解和行为模式的原因，即相关阶层普遍缺乏会计信息社会化意识，对会计电算化过程中的信息共享缺乏了解，产生盲点，忽视了单位工作中会计电算化信息共享的特殊要求。

 

一是制定会计制度、规范会计电算化行为的权利部门和权威机构，在注重制度的行业适用性和电算化会计制度的合法性和安全性的同时，相对忽视了电算化会计信息交流所需的信息规范性和一致性。其次，金融软件开发商更注重系统会计功能的完善，更少注重信息交流和通信功能的开发以及其他系统兼容性的研究。第三，会计人员本身仅限于自己会计工作的要求，设计原始数据的输入和加工结果的输出，对如何利用他人的数据为自己服务，如何以自己的信息产品为他人服务了解不够。

 

需要指出的是，在电算化会计信息资源共享问题上，普遍存在误解，认为信息共享必须以计算机网络为充分必要的条件。有了这个基础，信息共享自然会实现。没有这个条件，就没有信息共享。笔者认为，情况恰恰相反。事实上，网络设施只为信息共享创造了有利的物质和技术条件，而人为因素是解决问题的关键。大量、基础、关键的工作与网络技术无关，只关系到人们的认知和行为，应该在技术实现之前做好。因此，即使没有网络环境，也能更好地实现电子会计信息的便捷交流；相反，无论网络设施如何发展，上述电子会计信息交流的尴尬依然存在。

 

四、资源共享前期要做好三个社会层面的工作

 

(一)制定会计政策规范的机构或社团，肩负着规范和引导会计人员和系统开发人员的责任。在会计人员对信息共享认识不足、开发商缺乏必要利益驱动的情况下，政府和权威机构为其创造条件，进行必要的引导和干预是非常重要的。因此，在制度制定之初，要考虑社会电算化会计信息交流的需要，力求制度中的名词、代码、元素、表格准确、规范、统一，有利于社会信息交流。比如各行业同一经济性质的科目名称要一致，同一科目名称的科目代码要一致，同一报表元素在表中、账中、表之间的含义要一致。此外，在对会计软件提出安全、合法、可用性要求的同时，对其数据的输入输出提出了必要的规范，如规定必须提供符合社会规范要求的标准格式、光磁介质的外部会计信息，主要会计报表必须能够准确识别几种通用办公软件，孤立系统必须保留用户级输入输出接口等。

 

（2）软件开发人员应注意保持软件产品的前瞻性，积极将产品从自闭软件向兼容开放软件过渡，从会计软件向管理软件和决策支持软件过渡。首先，产品定位将会计信息作为经济经理系统的核心和基础，而不是作为一个孤立的系统。其次，在功能设计中，尽量考虑软件的开放性、兼容性和可扩展性。设计应包括根据用户要求格式导入数据的必要功能、网络共享和远程快速功能、二次开发和与第三方产品的兼容性组合，以便于数据收集、开发和交流。第三，积极开展行业联合交流，形成系统间信息交换标准和内部数据格式协议，使系统间的数据共享更容易实现。

 

（3）树立会计为管理服务、为相关利益相关者服务、为社会服务的理念。会计的最终意义不在于会计信息的输出，而在于会计信息的再利用，为社会各相关方面的经济行为提供科学依据。因此，作为会计人员，一方面不能局限于本环节和系统测量信息的访问量，必须站在综合经济管理和服务的高度，设计系统的原始数据输入需求和系统输出需求，避免本环节缺乏相关系统的必要信息。另一方面，要充分利用软件功能，积极开发二次开发，最大限度地利用他人的劳动成果，减少系统间不必要的数据重复输入。同时，作为用户的领导者，要充分重视计算机网络的建设，努力普及和提高会计人员的计算机网络通信技能，为电算化会计信息共享创造物质和技术条件。