实现内部控制目标的途径

实现内部控制目标的途径

 

影响内部控制目标实现的制约因素复杂。然而，通过系统的研究和总结，我们可以找到有效实现内部控制目标的途径。

 

1、适应外部控制环境，改善内部控制环境。控制环境包括组织的外部环境和内部环境。为了实现组织的最高目标，内部控制必须仔细设计，以适应环境。

 

就外部控制环境而言，正如前面讨论的，组织必须服从社会通过法律法规、职业道德和不同利益集团之间的竞争所表现出的一系列要求。虽然管理者不能轻易影响外部环境，但为了使内部控制有效运行，管理者必须建立内部控制系统，以确认和满足组织的外部环境要求。例如，客户的需求是一个越来越重要的外部要求。人们正在寻求通过综合质量管理等管理技术不断改进整个运行过程的原则，明确要求内部控制包括严格的质量保证和监督方法，以满足组织的外部要求。

 

组织的内部控制环境是指管理者自身主观努力设计和决定的影响因素。如组织形式、组织结构、组织形象、员工行为、资源规模和结构等，影响和决定组织的组织文化。组织文化涉及到员工对组织运作模式的集体感受，以及对组织如何做事的共识。因为组织文化不仅反映和影响员工的态度和行为，如果组织文化是有益的，那么控制必须有利于这种文化。在一个组织中，如果其文化氛围是官僚主义和墨守成规的，员工往往会遵循“本质主义”的行为；相反，在以客户为导向的文化中，“一切皆有可能发生”将盛行。以客户需求为导向的组织文化鼓励创造和创新，而前者是否定的。由于建立科学的内部控制目标和方法对培养主动性和创新文化具有机械限制，组织文化对内部控制具有重要意义。

 

2、员工的热情是决定内部控制运行的行为因素。了解控制对人类行为的影响对内部控制的有效运行至关重要。为了实现控制目标，我们必须认识到人们的正常需求，并尽量减少异常行为的发生。具体来说，它是在充分重视和尊重员工在内部控制中的作用的同时，强调员工的热情。

 

与早期的等级结构相比，现代组织更有弹性，鼓励员工更多地参与管理。即使在最简单的组织中，相互作用的组织结构也需要共同的目标和指导，以通过战略、战术决策和操作控制过程来实现这些目标。虽然控制的目的是调整组织行为来实现组织目标，但这不仅仅是为了减少阻碍实现目标的行为。为了防止和解决问题，内部控制系统必须鼓励那些在实现组织目标方面发挥积极作用的行为。因为内部控制具有“激励那些在实现组织目标方面发挥积极作用的活动；防止威胁组织目标的行为”的双重功能。

 

虽然“控制”一词通常与限制行动有关，但如果现代组织想要保持竞争力，就不能僵化和不灵活。面对放松控制、日益增长的竞争、充满活力的金融市场、快速发展的技术创新、流动和充满希望的劳动力，现代组织需要比以往任何时候都更加敏锐和充满活力。虽然政策和程序需要保持可靠的系统和一致的行动，但如果这些程序和系统过于压抑和约束，员工就无法解决问题。因此，组织应努力培养一个奖励员工、鼓励创新、诚实可靠的控制环境。

 

当然，控制也会因为员工的不理解、粗心和疲劳而失去效率。同时，控制也可能因员工的不理解或不同意而产生敌意，并采取消极态度。这些意想不到的事件和行为将对组织目标构成威胁。因此，健康的内部控制系统不仅要促进积极行为，有助于实现组织目标，还要防止危害行为和事件的发生。

 

3、控制成本是衡量控制效率的关键因素。控制只能通过考虑经济上可行或类似的“最高”概念来实施，如健康和安全。任何控制行为都会产生成本，包括控制自己的有形成本、实施控制造成的机会和时间的损失、员工对控制的厌恶和不满造成的损失。在内部控制的设计和运行中，必须将这些成本与意外事件、错误、低效率和欺诈与组织损失的风险联系起来进行权衡。一般来说，潜在的损失是单一事件的价值、事件发生的次数和事件造成的风险的函数。潜在的损失将显著随着其价值或在组织中的重要性而增加；一个看似微不足道的错误或低效率会因频繁发生而变得严重；一些资产（如现金）的性质使其比其他资产更容易被欺骗、滥用和破坏。

 

对于一个组织来说，有必要清楚地判断潜在损失的风险并进行量化，以设计和实施成本效益控制程序。以控制为目的的风险评估直接关注风险的性质和可靠性，以及相应控制的可行性和成本。风险评估可以通过结构风险分析模式来评估组织的整体风险或业务的单独风险。

 

遵循成本效益原则的另一个重要方面是将内部控制融入组织管理的各个方面，没有任何痕迹。我们应该尽量避免将内部控制视为一个独立和辅助的部分。原因是将控制融入整个组织管理体系，可以显著降低控制成本，产生良好的控制效益。