信息技术在物质审计中的作用

一、前言

 

材料审计属于审计范围，是审计的一部分，是对材料采购、储存和使用过程中业务活动的真实性、合理性和有效性的监督和审计。常规的审计方法可用于材料审计。材料审计的内容包括：材料采购和资金计划、实施、采购合同、结算业务、审计签订制度、材料成本、材料收入、材料成本核算、材料保管、材料消耗、材料委托加工、材料管理制度等。材料采购审计制度和政策应合理，有效实施业务，认真安排审计工作，选择和使用合理的审计方法。材料采购的品种和类别多，业务量大，科学先进的审计方法可以缩短审计时间，确保审计的准确性。

 

二、信息技术在物质审计中的作用

 

信息技术材料审计具有以下优点：（1）提高材料采购计划的可行性、有效性和合理性，为企业材料管理部门和企业领导审批采购计划提供有力依据；（2）为企业筹集资金提供合理依据，使材料计划更加现实，接近实际生产需要，财务部可以更准确、全面地分析财务计划和财务状况，为企业经济决策提供强有力的信息支持；（3）参与采购计划编制的有关部门可以利用信息技术材料审计对其工作质量进行监督评价，提高工作质量，不断提高采购计划的编制和能力，提高采购计划的合理性和合理性。

 

三、信息技术在公司物资审计中的合理应用

 

1.案例概况

 

一家公司的仓储材料分为：闲置材料、零库存必需通用材料、必需通用材料、通用材料和特殊材料。在这五种材料中，必要的通用材料和零库存必要的通用材料已经结合公司的具体情况完成了库存的上下限额设置。在应用分析中，本部分暂不进行分析，只对未设置库存上下限额的材料进行了信息技术材料审计的讨论和分析。利用信息技术结合公司的具体情况，对仓库内的材料信息进行数据分析。经分析，我们了解到公司仓库内的材料存在积压。目前，公司仓库内有6万多种不同类型和规格的材料。这些材料分为五类：闲置材料、零库存必备通用材料、必备通用材料、通用材料和特殊材料。库存资金约2亿元。

 

2.应用分析

 

利用往年物资采购积累的信息数据计算各类新物资的储备金额，计算数据与往年数据进行比较，根据比较差异有效合理地限制物资采购计划中的计划采购数量，目的是消除计划采购材料的水量，确保物资采购计划数量与实际生产所需材料数量的差异最小化。梳理企业物资信息数据，了解公司存在大量仓库物资积压，库存资金逐渐上升。随着企业生产成本的不断增加，企业的市场竞争力和盈利能力受到了很大的影响。经分析得知：库存积压主要有以下因素：（1）材料使用部门计划材料采购数量，缺乏实质性和合理性，申报材料采购数量大多超过定额上限；（2）采购材料入库后，使用部门未及时或长期未收到；（3）仓库材料系统库存上限以一个月经验量为标准，库存下限以半个月经验量为标准，定额设置不合理，缺乏理论和数据支持。根据公司现状，可以利用仓储物资系统数据计算新的储备定额，即科学合理地计算原材料库存的上下限额，使其健全，更符合生产的实际需要，从而降低企业的生产成本。此外，企业仓储系统的所有数据都可以通过具有技术含量的信息技术手段进行分析，具体应用方法如下：

 

(1)计算储备物资定额

 

储备物资定额是指公司为确保生产活动顺利进行，确保公司经营管理能够为企业获得最佳经济效益而设立的物资储备标准数量和类型标准。物资储备定额是编制物资供应计划数量的主要依据。一般来说，公司物资储备定额有两种形式:保险储备定额和常规储备定额。(1)保险储备定额:公司为保证生产正常运行，有效防止物资供应中断而建立的安全属性的物资储备；(2)常规储备定额:是一种动态储备，在一定的采购供应间隔内，储备量会由低到高再由高到低循环变化。企业要计算物资储备的在线定额，保险储备定额将与常规储备定额相加，计算的总额为物资储备的上限定额。物资储备的线下定额是保险储备定额。

 

常规储备定额的计算方法如下：

 

常规储备定额=(使用前的准备天数供应间隔的天数验收入库天数)×日均所需用量

 

公式讲解：

 

①日均所需用量=某物资年度总进库量/365天；

 

②供应间隔天数是指上一期实际供应间隔天数的加权平均值，即相同材料相邻订单间入库时间的间隔天数与订单中材料数量的加权平均值之积。公式为：供应间隔天数=Σ(次进库间隔天数×次进库数)/Σ次进库数；

 

③使用前的准备天数=物资采购入库后所需的时间。

 

保险储备定额的计算方法如下：

 

保险储备定额=日均所需用量×保险储备天数

 

公式讲解：

 

①日均所需用量=物资年进库总量/365天；

 

②保险储备天数=（订单货物到达时间-订单货物传输时间）-材料采购周期，其中（订单验证时间-订单生成时间）取平均值：（平均采购周期>0）可按上述公式计算保险定额；（平均采购周期）≤0)即保险储备为0天，不会影响生产经营。

 

最高储备定额的计算方法如下：

 

最高物资储备定额=保险储备定额经常保留定额。

 

（2）新物资库存定额与原库存定额的差异

 

整理完上述理论公式后，将其输入公司的仓储管理软件。以案例企业2012年和2013年的仓储数据为信息，系统将计算出来的数据进行比较，对新定额和原定额进行比较。如果对原有限金额进行数据分析，可以看出企业约900种物资的库存超过上限，占用的库存资金约为200万元；申请新定额后，发现公司3000多种物资的库存超过上限，占用的库存资金约为300万元。可见，新的储备定额能够更准确、更科学、更实际地响应仓储物资的状态，另一方面完善企业的内部管理体系。

 

(3)利用信息技术对物资计划申请的准确性进行核查

 

针对存在的问题，公司需要严格管理物资储备定额，利用科技服务平台对物资计划进行约束和管理，如统一规划和控制有关部门提交的物资计划数量、库存数量和物资定额上限，及时调整计划数量，使采购数量满足关系：计划采购数量=（所需用量）最低储备量)C库存。将上述关系存储在计算机设备中，利用信息技术对物资进行统筹管理，不仅可以实现物资库存，最大限度地配制和应用，还可以通过控制上限定额有效规范物资申请计划。

 

四、结语

 

企业需要对物资储备数量进行严格的定额管理，有利于信息技术物资审计，对相关物资计划和编制部门的工作质量进行监督评价，促进企业相关部门的完善，提高物资采购计划和编制的质量和水平，有效防止不良采购行为造成企业物资的浪费和积压，为公司节约成本和资金，提高市场份额和社会竞争力。