会计电算化环境下会计档案职能的实施

会计电算化环境下会计档案职能的实施

 

要在会计电算化环境下实现会计档案的各项功能，必须从概念、制度、手段、人力等方面入手，确保会计档案功能的实施。

 

1.加强档案意识。首先，要克服传统会计档案管理过程中的一些错误观念，纠正会计档案管理过程中的一些错误做法。如:重凭证、账簿管理、轻辅证材料管理；重纸质实物档案管理、轻磁性介质档案管理；重档案移交后续管理，轻前台会计工作档案管理；重一般档案的统一管理，轻专项档案的专项管理。其次，要将先进的档案管理理念、管理方法、管理理论和管理成果运用到会计档案管理实践中，树立会计档案管理的及时性、完整性、过程控制、质量保证、妥善保管和有效利用意识。

 

2.完善档案制度。会计档案管理要从严格、有序、规范的要求出发，充分重视制度建设，严格按照《会计档案管理办法》和会计电算化环境档案管理的要求，积极推进会计档案管理的科学化、规范化、制度化、现代化。建立会计档案入库前审查制度，加强前台会计工作会计档案管理，确保人库会计档案质量；建立会计档案查询、借阅、复印等内部控制制度，防止档案丢失泄露，确保会计档案安全；加强对具有保存价值和利用价值的辅助材料和磁性介质会计数据的管理，防止磁性介质档案信息失效，确保会计档案完整。

 

3.改进档案手段。传统意义上的档案手段主要是指档案仓库和档案设施。随着新存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现了许多新的档案载体。新载体和传统的档案载体在形成介质、使用方式、存储方式等方面都有不同的特点和要求。以新档案载体为对象的会计档案将是电算化环境下会计档案管理的重要形式。它不仅需要有效保护档案载体，还需要保证档案信息内容的安全性、真实性和完整性，这对会计档案的管理手段和环境提出了更高的要求。只有将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理实践，会计档案管理部门才能满足新档案载体管理的要求。

 

4.培训档案人员。现代管理需要掌握和应用现代人才、现代科技手段和先进的科学管理方法。人是决定因素。由于会计档案内容广泛，具有专业性、广泛性和严谨性的特点，作为一种专门的档案，不能按照一般档案的管理方法进行管理，而应按照专门的档案进行专业管理。会计档案的专业管理要求档案管理人员不仅要有档案管理知识，还要有会计专业知识，能够熟练运用现代管理手段和各种管理软件。目前，大多数档案管理人员只有会计或档案管理的单方面知识，难以满足现代会计档案管理的需要。只有培养和引进一批掌握各种现代技术知识和技能、了解档案管理知识、精通会计业务、专门从事会计档案管理的工作人员，才能适应新时期会计档案管理的要求。