一、基层人民银行会计档案管理现状分析

自《银行会计档案管理办法》实施以来，我国银行档案管理逐步向标准化和完善转变。目前，基层人民银行的管理方法主要采用发行会计和基层国库会计数据分散管理的方式：一是采用中央支行货币金银部门对相关会计数据进行事后监督，中央监督完成后，将相关数据返回货币金银部门，实现自行装订、归档、保管等相关档案管理工作；二是县支行国库业务会计凭证、账单、清单、系统工作日志等会计数据经监督中心监督后，相关档案需定期返回县支行综合档案管理部门，由县支行综合档案管理部门实施档案管理归档、查询、监督中心对账表、清单、系统工作日志等会计数据负责装订的管理措施。但这种分散的管理方式，对于基层人民银行案管理造成了许多不容忽视的问题。一是会计档案的定期检查和修复，未按预定日期如期进行；二是档案中磁介质等相关数据管理不规范，容易产生磁介质丢失信息；三是档案管理手段落后，档案管理自动化程度低，难以有效维护会计档案的安全性和完整性；四是部分保管期满的档案未及时销毁清理。第五，磁介质管理。例如，个别银行会计系统的数据没有双重备份，个别银行的磁介质备份和光介质数据也没有在其他地方存储。对于档案管理制度的实施，基层人民银行在档案保管安全方面的会计档案管理现状主要体现在会计档案的查询、借阅和检查上。首先，对于会计档案的查询，会计档案的查阅不仅应会计业务检查的要求恢复会计系统的备份数据，还应检查是否有磁介质和光介质会计档案无效。基层人民银行可以按照会计档案管理制度的有关法律法规，严格建立和实施会计档案登记、审批制度，实现会计档案查询工作的严格处理，其次，会计档案复制，在基层人民银行会计管理中，为了确保会计档案能够在有效时间内妥善保管，主要采用邮政局传真形式的电报草案复印保存管理模式。第三，基层人民银行销毁会计档案的主要对象是一些纸介质档案。但由于基层人民银行档案销毁管理的疏忽，一些磁介质的会计档案，如会计系统的月终备份，没有及时销毁。

二、探究基层人民银行会计档案管理中存在的问题和原因

目前，中国人民银行在实施会计档案管理时，主要实施中国人民银行总行2005年制定的《中国人民银行基本会计制度》，2006年月实施，为会计档案管理制定了专项指导条款。然而，随着经济的发展和中国人民银行对银行会计电算化管理要求的快速发展，中国人民银行档案管理的内容和形式发生了很大的变化。

(一)会计档案管理部门分散，统一管理流于形式

目前，基层人民银行在实施会计档案管理时，虽然部分档案管理实现了事后监管部门的集中管理和监督，虽然档案管理部门没有统一管理，部分数据条约主要由事后监管部门管理，导致会计档案和银行档案管理的形式问题。在这样的管理状态下，会造成相关档案使用的管理漏洞和弊端:一是会计档案不及时入档，存在档案丢失的风险；二是由于内部人员未能履行审批程序，导致相关档案的分类和登记失真、不完整；第三，会计档案主要由各部门实施分散管理，给相关会计档案的保存和监管带来了管理条件的限制；第四，咨询数据主要由事后监管部门管理，给会计档案的登记管理带来很大的随机性。上述会计档案存在影响会计档案安全的问题，难以实现中国人民银行会计档案管理“四防”“四无”基本管理标准。同时，由于会计档案管理与会计系统升级不同步，磁介质档案的审查难度较大。在实际管理中，一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的，因此在实施磁介质审查时，需要在特定的运行环境中进行。但是，会计管理应用系统版本的升级和更新已经无法访问一些旧的磁介质档案，从而失去了档案管理在会计档案管理实施中的有效使用

（2）内部保密管理制度与司法执行存在矛盾，会计档案管理存在风险

为防止会计档案管理中会计数据丢失或泄露，中国人民银行出台了《银行会计档案管理办法》，明确了会计档案管理“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经单位负责人批准，可提供查阅或复制，并办理登记手续。”这一严格规定。但会计档案数据的内部管理制度与行政司法管理的开放性和透明监督存在冲突，导致实施难度大、实施效率不足等问题。例如，司法部门行相关公务时，会要求基层人民银行出具相关会计档案凭证。基于以上分析，会计档案管理难度较大。同时，由于基层会计档案管理人员不足、职责不明、会计档案管理知识不足，部分会计档案管理难以实现专人保管，内部管理制度执行不严格，导致会计档案管理存在诸多管理监督隐患。

(三)会计档案制度不完善，会计档案监督不到位

在目前的会计档案管理模式下，全辖市、县级银行包括事后监督中心、业务会计部门和综合档案管理部门参与会计档案管理。对于会计工作检查，会计档案是最基本的内容之一，但一些中国人民银行在实际会计工作检查中，一般只看登记簿的建立或档案装订，对于一些档案是否及时，档案分类是否正确，检查较少，导致会计档案监督管理漏洞。会计档案制度不完善，主要表现在：一是会计档案保管期不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中，涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务的会计数据规定较为明确，但未提及事后监督过程中产生的监督数据保管期限。《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定：“事后监督产生的文件由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度，监督过程中的监督数据保管期不明确，具体规定，基层人民银行实施会计档案管理会出现真空、紧密现象，导致会计监督分散保存、长期管理，在一定程度上导致会计档案管理质量得不到有效保证。二是会计档案监督形成的数据分类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能。由于分别隶属于会计序列和政治工程序列的会计档案管理部门，工作职责的重点不同，管理强度、操作要求和执行标准也不同。监督形成的数据管理不明确属于哪种会计数据。