一、原手工会计控制方法在会计电算化下失效

 

手工会计和电算化会计对会计信息的控制有很大的不同。手工会计主要采用结构控制方法，包括设置相互约束、相互约束的会计岗位，通过对会计业务的多重反映或相互审计关系进行控制。例如，总账、明细账、日记账分别记录，结果相互验证；通过对账和内部审计核对账证。会计核对，确保会计清晰；为防止滥用凭证或随意损坏、伪造、修改凭证，采用多组写凭证或预先编码。在电算化环境下，会计核对失去了意义，输入凭证的审计成为控制的重点。人员分工只能通过系统的授权管理来实现，数据处理过程应由计算机系统控制等。计算机会计系统内部控制内容更广泛，技术要求更高。

 

二、应对方法

 

    1.人员素质的培养是基础。会计信息系统是一个更复杂的人机系统，会计信息系统的应用和维护需要使用更复杂的信息技术和会计知识。首先，它需要一个熟悉计算机技术和会计业务的团队。在这个团队中，最重要的组成部分是系统维护和管理人员，以确保系统的正常运行，解决系统运行中的问题，即系统管理员。其次，由于信息技术的快速发展，会计工作标准化进程的不断发展和完善，无论是计算机新技术还是会计业务的新要求，对会计电算化工作不断提出更高的要求，需要系统管理员首先掌握和了解会计电算化的新要求，及时调整和更新系统，更好地服务于会计电算化工作。

 

    2.严格按照《会计电算化工作规范》进行操作。选择符合《会计电算化工作规范》要求的软件开发人员开发的商业软件，不顾会计制度要求，放弃用户使用“方便”的不严肃商业行为。

 

    3.区分岗位职责。要求会计人员进一步学习和体验会计电算化条件下的岗位分工，明确职责。加强对操作员职位的约束，特别是系统管理员和计算机主管的权限。一般来说，计算机主管和系统管理员应由两人分别承担，特别是实现网络条件的会计软件。专门的系统管理员应负责软件的规模、计算工作的强度和会计业务的工作量。当然，当单位会计人员不多，会计业务量小，会计软件单机运行时，也允许计算机主管和系统管理员单独运行。无论从会计工作的分工、工作内容、责任等方面来看，计算机主管都是本单位的总业务负责人。系统管理员应服从计算机主管的工作安排，系统管理员的权限不是“无限”的，所有工作都应由计算机主管负责。

 

会计信息处理和输出控制基本上是通过计算机程序自动进行的，主要取决于应用程序的正确性和环境控制能力，系统设计应具有识别信息错误的能力。同时，防止无关人员进入计算机程序操作。每个参与电算化会计的人员都应实施合理的授权控制，通过设置操作员密码和计算机日志来防止错误和欺诈；还必须增加专人输入检查控制环节，未经检查不能进入下一次会计处理。

 

    4.做好电算化会计信息系统的档案管理和控制工作。为了使系统安全健康地运行，档案管理已成为一项重要的基础工作。在制定电算化会计信息系统的实施计划时，档案管理系统必须严格实用。

 

    5.网络电子信息控制方法。一是网上公证形成三方约束。利用网络持有的实时传输功能和日益丰富的互联网服务项目，可以实现原交易凭证的第三方监控，即网上公证。二是监控与操作的分离实现了系统内部的有效约束。三是实现在线测试，及时解决软件内部可能存在的漏洞。比如我公司对湛江100多个乡镇使用的乡财软件的维护，主要是通过网络的远程控制来实现的。

 

    6.现代审计活动的控制模式。现代审计活动一般分为查询审计、确认存在和系统分析三个阶段。在查询审计阶段，电算化会计应能为审计提供新的查询线索。因此，电算化会计软件应提供“凭证-总账-报表”三者之间的双向查询功能。在确认阶段，电算化会计系统应为用户和审计人员提供多种会计方法，并编制一套预留的审计测试渠道。系统分析阶段是现代审计的一个重要过程。系统分析过程的重点是加强电算化会计系统的内部控制。在第3号审计准则公告中，美国注册会计师协会将电算化会计系统的内部控制分为一般控制和应用控制。一般控制是指对会计电算化过程的组织、电算化会计系统的开发和应用环境的控制。应用控制是为满足各种会计处理的特殊要求而建立的预防、检测和纠正错误、处理欺诈的控制措施。因此，应用控制与会计软件开发密切相关，应特别注意。

 

综上所述，电算化会计控制的关键是研究会计控制的要求，即确定会计信息系统的控制点；二是确定计算机硬件设备、开发工具和应用程序是否能满足会计控制的要求。随着计算机和网络技术的发展，会计控制自动化程度越高。可以想象，当整个社会与计算机网络连接时，标准和标准的原始凭证可以扫描到计算机进行自动识别，甚至可以使用电子数据网络传输，以尽量减少人为因素。会计控制功能将大大增强。但由于企业生产经营过程复杂，管理层次多样，会计控制不能绝对保证企业的经营、管理和会计信息处理不出错。会计控制系统受人为和非价值因素的影响，无法实现整个过程的“绝对自动化”。此外，由于计算机会计系统的使用增加了计算机欺诈的不安全因素，大大增加了企业会计控制的成本。对于会计控制系统的判断，不能认为其可靠性越高越好，而应遵循成本效益原则，使控制成本小于不使用控制手段造成的损失。