一、电算化会计档案是指存储在计算机中的会计数据（存储在磁性介质或光盘中的会计数据）和计算机打印的书面会计数据。

 

会计数据是指会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发和运行中编制的各种文档程序和其他会计数据。电算化会计档案管理的主要任务是监督和确保各类档案的生成，确保各类会计档案的安全和保密，确保各类会计档案的合理有效利用和安全保存。

 

计算机内会计数据的打印、输出和保存是取代手工会计单位的重要工作。电子计算机打印输出的会计凭证、账簿、报表应符合国家统一会计制度的要求，必须用中文或中外文进行比较，字迹清晰，保存期按《会计档案管理办法》的规定执行。

 

二、会计凭证的生成与管理

 

电算化后，生成会计凭证有两种方式：

 

1.根据原始凭证直接在计算机上编制会计凭证，由计算机打印输出。在这种情况下，会计凭证应由录入人员、审计人员和会计主管人员签字或盖章。收付款会计凭证也应由出纳人员签字或盖章。打印生成的会计凭证视为手工填写的会计凭证，按规范执行、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档。

 

2.提前手工制作会计凭证，将会计凭证输入计算机，然后进行处理。在这种情况下，可以保存手动会计凭证和机制凭证。

 

在保证会计凭证清晰的情况下，可适当减少计算机打印输出凭证中的表格线。

 

三、会计账簿和报表的生成与管理

 

《规范》明确规定了电算化后会计账簿和会计报表的打印和保管，即书面形式应当打印，保存期限按照《会计档案管理办法》的规定办理。考虑到计算机打印的特殊情况，在《会计电算化工作规范》中对会计数据的生成作了一些灵活的规定，包括：

 

1.现金日记账和银行存款日记账每天登记打印输出，做到日结月结。由于打印机条件的限制，现金日记账和银行存款日记账的打印可以用计算机打印输出的活页装订成册。如果每天业务少，不能全页打印，可以按十天打印输出。

 

2.一般帐簿可根据实际情况和工作需要按月、按季、按年打印；业务较少的帐簿，可全页打印。

 

3.当所有会计凭证数据和明细分类账数据存储在计算机中时，总分类账可以用“总分类账本期发生的金额和余额对照表”代替。

 

4.在保证账簿清晰的情况下，可适当减少计算机汀印输出的账簿中的表格线。