1.电算会计恢复记账

 

恢复记账可以将记账凭证及其数据恢复到记账前的状态。这种反记账功能不仅要将记账凭证从“正式凭证库文件”返回到“临时凭证库文件”，还要从相关数据库文件中完全取消当时记账过程中传输和产生的所有数据。可见，全面准确地保留记账线索是会计软件恢复记账的关键技术。目前的会计软件主要有两种恢复形式:“最新记账前状态”和“本月初状态”。恢复记账功能虽然具有避免错误凭证被登记入账、解决病毒引起的账证不一致、重新中断记账过程等优点，但也会给电子账套带来新的财务风险。比如已经到账、已核业务等辅助数据被删除后无法完全恢复，如果再次记账，会导致主账与辅助账之间的数据不一致；更新的账套数据也可能与已报告的会计报表数据不一致；此外，该功能还为一些故意作弊者提供了一个机会。

 

因此，现行会计软件通过隐藏（使用时重新激活）和专人负责（如账套主管）等方式严格管理该功能。权衡恢复会计功能的优缺点，鉴于会计凭证的错误也可以使用红冲和调整方法进行痕迹修改，作者建议会计软件最好不要设置这种会计功能。

 

2.电算会计跨月记账

 

会计工作需要日清月结，但在会计实践中，用户可能因各种原因无法按时结账。如果用户等到本月所有会计凭证记账结账后，再进行各种辅助会计管理，编制完整的会计报表，就会造成日常会计工作的大量积压。现行会计软件提供的跨月记账功能允许用户在上月未结账的情况下及时记账本月录入的记账凭证。在电子账套中，所有记录经济业务的数据库文件都可以根据时间进行索引排序。只要记账凭证日期真实，其记账迟早不会影响相关数据库文件的正确性，会计软件可以根据凭证日期自动有序地传输和更新账套数据。因为一旦本月结账，本月就不能输入会计凭证，也就是说，只要本月不结账，就可以继续处理凭证。因此，跨月会计功能使一个电子账套同时拥有多个活动会计期，不仅给日常会计处理带来了便利，也为年度审计和转账提供了极大的便利。同时，为防止滥用跨月记账功能，会计工作一次次推进，会计软件应要求跨月记账不超过两个月。