在内部审计工作中使用PDCA循环

 

1.审计准备阶段(PDCA循环计划阶段Plan)

 

规划阶段是PDCA循环的第一阶段。主要任务是分析现状，发现存在的问题，分析问题的原因，然后成立质量改进小组，确定工作计划。相应审计准备阶段的主要任务是了解行业情况和单位的具体情况，成立审计小组，制定审计计划，确定审计范围和重点，召开审计前培训会议。在审计准备阶段，采用PDCA循环计划阶段的管理理念，确保准备工作充分、完整。

 

在现状分析中，要注意分析的范围和内容。由于医疗卫生行业的特殊性，使用的财务会计制度不同于一般的企业会计制度，因此工作开始前的准备阶段非常关键。不仅要充分了解治理结构、组织结构、盈利性质、医疗、教学、科研等主要业务活动、投资融资的基本情况，还要了解医疗行业的特殊法律法规环境和监管环境，以及当前医疗卫生体制改革的特殊政策背景。对整个医疗市场及其在市场中的地位有一个清晰的认识。此外，还需要了解战略目标、核心竞争力、主体系、经济运行、财务政策、信息系统建设和信息资源可用性。在此基础上，成立审计小组，不仅要有经验丰富的审计专家，还要有熟悉业务流程和信息系统的专业人员。涉及基础设施审计时，还需要熟悉基础设施业务的相关人员。然后审计小组成员召开会议，分析讨论确定审计工作的范围、重点、时间和人员分工，制定科学、合理、可行的审计方案。

 

计划阶段是整个PDCA循环中最关键的阶段，其成败与整个循环的顺利实施密切相关。同样，审计准备阶段也是整个审计工作成败的关键，正确、科学、合理的审计计划是整个审计工作顺利实施的关键。

 

2.审计实施阶段(PDCA循环DO)

 

执行阶段是PDCA循环的第二阶段，主要任务是按照预定计划努力实现预期目标的过程。审计实施阶段的主要任务是进行初步调查，提高审计思路，完成符合性测试和实质性测试。

 

参照行政事业单位内部控制的有关规定，需要完成预算、收入、支出、货币资金、应收账款、药品和库存材料、固定资产、工程项目、外商投资、债权债务、信息建设等内容的审计。在初步调查中，审计人员通常需要采访相关管理人员，复制财务等相关数据，了解内部控制系统及其运行情况，进行符合性测试，掌握线索，发现问题。

 

执行阶段是整个PDCA循环的核心实质性阶段。同样，审计实施阶段也是整个内部审计工作取得实质性进展的重要阶段。在PDCA循环的实施阶段，PDCA小循环通常针对特定问题进行，在实施特定对策时通过更有针对性的计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）、处理（Action）确保对策的顺利实施。在审计工作中，我们也可以充分利用这一理念，通过小型PDCA循环，确保工作的实施。

 

3.审计结束阶段(PDCA循环检查阶段Check)

 

检查阶段是PDCA循环的第三阶段。主要任务是将完成情况与计划进行比较。通过数据比较和分析，检查计划的有效性和完成情况。

 

审计结束阶段的主要任务是完成所有审计证据的整理，征求审计报告意见，形成审计报告。审计证据的整理贯穿于数据的比较分析，如盘点、问卷调查、函证结果的整理、收入、贷款费用的测试、分析性审计结果的整理、审计抽样结果的整理等。

 

检查阶段的关键是通过比较分析计划的实现情况。同样，在审计结束阶段，还需要比较审计计划，完成审计评价，形成审计意见，出具审计报告。

 

4.审计后续阶段(PDCA循环处理阶段Action)和下一个PDCA循环

 

处理阶段是PDCA循环的最后阶段，也是决定是否进入下一个循环的阶段。主要任务是总结前三个阶段，继续实施和推广已证明的有效措施。总结措施效果不显著或实施过程中存在的问题，为新一轮PDCA循环提供依据。

 

在审计的后续阶段，我们也可以保持这样一个概念，整理和分析与审计事项无关但与建设发展密切相关的关键问题，为业务决策提供参考，或为下一步的其他审计工作提供方向。