如何在会计电算化条件下加强内部控制系统？

 

必须从以下几个方面建立健全一套电算化模式下的规章制度，形成良好的内控环境。

 

(一)管理控制

 

管理控制是指企业建立一套完整的内部控制体系，加强和完善计算机会计系统各部门和人员的管理和控制。管理和控制包括组织设置、责任划分、监督管理、档案管理等。

 

1.组织结构控制。在手工会计系统中，企业财务部门一般主要从组织形式和程序上实施岗位控制。其中，组织形式控制是指财务部门根据经济业务性质分为几个不同的职能组，实现相互约束、相互监督的控制作用；组织程序是通过会计核对、账证核对、账实核对、会计主管对凭证、账簿、报表的审计制度，实现处理的合理性和合法性。在电算化会计信息系统下，虽然会计系统运行的主要原则没有改变，但在实现会计电算化后，应适当调整原组织，以满足计算机系统的要求。

 

根据会计数据的不同形式，企业可分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组；也可分为计算机会计主管、软件操作、审计记账、计算维护、计算审查、数据分析等岗位。组织机构的设置必须适合企业的实际规模。符合企业的整体经营目标。

 

2.职责划分。内部控制的关键在于不相容职位的分离；计算机会计系统和手工会计系统一样，每一项可能导致欺诈或欺诈的经济业务都不能由一个人或一个部门处理，必须由几个人或几个部门承担。

 

在计算机会计系统中，不相容的职位主要包括系统开发和系统操作的职位；数据维护管理和计算机审计职位；数据输入和审计记账职位；系统操作和系统档案管理职位。企业应该防止欺诈或欺诈。建立一套符合职责划分原则的内部控制制度，同时建立岗位轮换制度。

 

3.监督、管理和控制。监督、管理和控制的作用是在明确各职能组织部门相关人员工作责任和范围的基础上，建立和实施监督考核制度，确保会计控制工作的高质量进行和完成。

 

4.档案管理和控制。计算机会计系统的相关数据应及时归档，企业应建立完善的档案制度，加强档案管理。为防止档案被破坏时的应急措施和恢复手段，应定期备份所存档案，并妥善保管。企业使用的会计软件也应具有强制备份功能，一旦系统崩溃，应及时恢复到最近状态。

 

(2)数据资源控制

 

1.完整性控制。计算机会计系统的完整性控制主要通过现代数据管理系统的完整性控制机制来实现。目前，功能完善的数据库管理系统可以为其管理的数据库中的数据提供逻辑关系中的语义参考机制，以检验和保证数据库系统中的相关数据，并在相关控制应用操作后保持逻辑语义完整。

 

2.数据加密。数据加密策略的实施主要通过数据库管理系统的数据加密和存储功能来实现；它不仅保持了数据信息的保密性，而且使法律操作人员只能通过系统规定的程序进行操作和控制活动。

 

(3)日常控制

 

1.业务控制。又称“程序检查”控制，主要目的是利用相应的控制程序来识别和拒绝各种无效、不合理、不完整的经济业务。当经济业务发生时，通过计算机控制程序检查和控制业务的合理性、合法性和完整性。

 

2.数据输入控制。首先，输入的数据应经过必要的授权和相关的内部控制部门检查；其次，应采用各种技术手段验证输入数据的准确性，如总数控制验证、平衡验证、数据类型验证等。

 

3.数据输出控制。是企业为保证输出信息的准确性和可靠性而采取的各种控制措施。输出数据控制一般检查输出数据是否与输入数据一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足用户部门的需要，数据发送对象和份数应有明确规定。建立标准化的报告号和保管工作。

 

严格的内部控制制度是会计电算化信息真实性和可靠性的保证。内部控制系统要求处理同一经济业务的人员不仅要相互联系，而且要相互制约。此外，严格的内部控制制度有助于防止违法行为的发生。会计电算化实践证明，计算机本身处理错误几乎为零，但人为错误和欺诈现象增加，一旦欺诈，损失巨大。因此，制定严格的内部控制制度是非常必要的。就我国电算化应用现状而言，大部分仍处于一般应用水平。因此，加强内部控制管理，提高电算化科学管理水平，是建立现代企业体系的内部要求，也是提高企业竞争力的重要途径。