一、会计电算化系统开发的文档资料管理

 

会计电算化系统开发和使用的全套文档和软件程序应视为会计档案保管，保管期为系统停止使用或发生重大变化后1-3年。

 

二、磁性介质等介质的管理

 

存储在计算机中的会计数据（存储在磁性介质或光盘中的会计数据）是在会计电算化的情况下的一种新的会计档案形式。在打印成书面输出之前，应妥善保管并保留副本。

 

一般来说，为了方便计算机查询和电算化系统故障时恢复，这些介质应视为会计数据或档案保存。

 

会计账簿和报表采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储，具有磁性和不可见的特点。因此，必须注意以下几点：

 

一是利用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，不再定期打印输出会计账簿，应征得同级财政部门的同意。

 

二是保存期与打印输出的书面形式的会计账簿、报表。

 

三是会计凭证、总分类账、现金日记账、银行存款日记账仍需打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求及时打印输出相关账簿和报表。

 

三、安全保密措施

 

1.电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫、防霉、防鼠咬等工作。重要会计档案应准备两份，存放在两个以上不同的地方，最好存放在两个不同的建筑物内。

 

2.将会计档案存放在磁性介质中，应定期检查和复制，防止会计档案因磁性介质损坏而丢失。

 

3.严格执行安全保密制度，不得随意堆放会计档案，严防损坏、丢失、泄漏。

 

对任何伪造、非法涂改变、故意破坏数据文件、帐簿、软盘等行为，都要进行相应的处理。

 

4.各类会计资料包括打印出来的会计资料、存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等。未经单位领导同意，不得借出单位。

 

5.借阅会计资料，应当办理相应的借阅手续，经办人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应仔细检查，防止病毒感染。

 

四、建立档案管理制度

 

档案管理一般是通过制定和实施档案管理制度来实现的。档案管理制度一般包括以下内容：

 

1.存档程序主要是指各种审批程序，如打印输出的账单，必须由会计主管和系统管理员签字存档；

 

2.各种安全保密措施；

 

3.档案管理员的职责和权限；

 

4.档案分类管理办法；

 

5.档案使用的各种审批程序；

 

6.各类文件的保存期限及销毁程序。