根据《行政单位财务规则》和《行政单位会计制度》，行政单位固定资产是指行政单位占有或者使用的单位价值在规定标准以上，使用寿命在一年以上，在使用过程中基本保持原有物质形式的资产。单位价值不符合规定标准但使用一年以上的，按固定资产管理核算。行政单位应当建立健全资产管理制度，由财务部门统一核算，由资产管理部门统一登记管理。

 

行政机构固定资产管理中存在的问题

 

近年来，我们在审计行政机构（包括乡镇政府）的过程中发现，大多数单位普遍存在固定资产管理制度不完善、管理疏忽等问题，主要表现为：

 

（一）固定资产管理制度不完善，资产管理责任不明确

在平时的财务管理中，由于领导不够重视，大多数行政事业单位只注重对有严格财务支出制度规定的单位公共资金的管理（如支出权限、支出标准、差旅费支出标准、汽车油维修、集体福利等方面的规定更具体、更明确）。固定资产管理制度和规定不完善，只反映会计账户，缺乏实物登记账户；资产收集无记录，程序不完整，导致固定资产资产管理责任不明确。

 

(二)固定资产账实不符，反映不实

大多数行政事业单位普遍存在固定资产账实不符、反映不实的问题。其表现是，通过分配、接受捐赠等渠道取得的固定资产未在账面上反映。上级主管部门无偿配置的微机、汽车、其他单位配置的部分专用设备，按财务制度规定纳入单位固定资产账户进行核算，但大部分单位未在账户上表现；二是会计人员有意无意漏记固定资产账户的现象时有发生。对于部分单位为个人配置的手机、笔记本电脑等属于个人使用的公共财产，会计人员往往故意不记入固定资产账户，部分单位因为会计人员是兼职人员或无证工作，没有会计专业知识，无意中遗漏固定资产账户；第三，大多数行政事业单位固定资产的改扩增部分未按规定计入固定资产价值；第四，移交不清楚。部分单位在领导变更移交、人员调整调动时，不按规定移交固定资产。固定资产只有总账，没有明细账。特别是在乡镇，人员变动频繁，导致单位固定资产账面数连续多年保持不变；第五，固定资产账簿记录不完整。由于会计人员管理意识薄弱，部分单位购买的书籍、其他固定资产，虽未达到规定标准，但使用时间在一年以上的大量类似物资，未按规定在固定资产账面上反映；第六，存在账外资产，缺乏有力的监管。部分单位在专项项目或专项项目实施中购买的设备在项目和项目账户支出中列出。项目结束后，固定资产应移交单位进行管理和使用，但部分单位借此机会将这部分固定资产放在账户外，用于经营或租赁，将收入用于职工福利或其他支出，使这部分固定资产脱离账户，失去监管。

 

（三）固定资产增减变更不严格执行规定程序，会计处理不规范

大多数单位在不同程度上购买固定资产，不纳入政府采购程序，自行采购；固定资产损坏、报废、转让、出售、转让时，不按规定程序报批准，自行处理，不严格执行国家财务制度规定的程序，会计处理不规范。例如，2000年，在对乡镇政府的审计中，我们看到乡镇政府使用的一辆吉普车没有在账面上反映出来。在盘点现金库存时，我们发现出纳库中有一张几年前用于购车的借款单，在出纳库中排名第一。五年后，当我们再次审计乡镇政府时，我们发现这辆车已经报废并出售了，但在会计账面上没有反映出来，这使得这辆车从购买到报废都成为了账外资产。

 

（四）对固定资产缺乏定期清查，忽视日常管理

近年来，受财政体制改革影响，行政事业单位公共资金收紧，对公共资金支出的管理和控制更加严格，但忽视了对固定资产的管理。缺乏固定资产定期库存制度，长期不对账、不库存、监管不力，账面反映的固定资产与实物不一致，存在账户、物品、账户现象较多。